कार्यलय का गठन एक महत्वपूर्ण प्रकिया है।
कार्यालय से जुड़ी कुछ महत्वपूर्ण बातें :-
- कार्यालय, किसी संगठन, संस्था, या संगठन की नीतियों, कामकाज, आय-व्यय, कर्मचारियों के अधिकारों और कर्तव्यों, और अन्य अभिलेखों का रख-रखाव करने का स्थान होता है।
- कार्यालय में, संगठन का संचालन और प्रबंधन एक निश्चित योजना के आधार पर किया जाता है।
- कार्यालय संगठन, कार्यालयों में अलग-अलग पदों का ऐसा ढांचा बनाने की प्रक्रिया है जिससे वांछित लक्ष्यों को हासिल किया जा सके।
- किसी भी संगठन में, कार्यालय का अहम स्थान होता है. संगठन से जुड़े सभी काम कार्यालय से ही होते हैं.
- कार्यालय में, संगठन से जुड़े मुद्दे, कागजात और अहम जानकारी का रिकॉर्ड रखा जाता है।
कार्यालय के कुछ बुनियादी काम :-
- सूचना इकट्ठा करना
- सूचना रिकॉर्ड करना
- सूचना को व्यवस्थित करना
- सूचना का विश्लेषण करना
- सूचना का प्रसंस्करण करना
- सूचना को सुरक्षित करना
- सूचना देना
उदाहरण के लिए:-
यदि किसी जिले में कोई कार्यालय खोला जाता है, तो यह जिम्मेदारी जिले में पदस्थ पदाधिकारियों की होती है।
सभी पदाधिकारी अपने विवेक से यह निर्णय लेते हैं।
इस विषय पर प्रकाश डालते हुए जिला अध्यक्ष को निम्न बातें सुनिश्चित करनी होंगी:-
- यदि स्थान किराए पर है तो लीज एग्रीमेंट अवश्य कराएं।
- होर्डिंग लगाने के लिए अनुमति लेना अनिवार्य है।
- कार्यालय की जिम्मेदारी के लिए दो या तीन अधिकारियों की सूची जारी करना।
- कार्यालय में बिजली, पानी और साफ-सफाई का विशेष ध्यान रखना।
- किराया और अन्य खर्च जैसे बिजली, पानी और साफ-सफाई आदि का समय पर भुगतान करना।
- जिले का प्रत्येक अधिकारी दी गई सभी जिम्मेदारियों के लिए जिम्मेदार होगा।
- केवल संचालन जिला अध्यक्ष या सर्वसम्मति से नियुक्त कार्यालय संचालक का होगा।
- माह से नियत दिनांक के दिन सभा का आयोजन होगा जिसकी जवाबदारी जिला अध्यक्ष की होगी।
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Formation of an office is an important process.
Some important things related to office:-
- Office is a place to maintain the policies, functioning, income-expenditure, rights and duties of employees, and other records of an organization, institution, or organization.
- In the office, the operation and management of the organization is done on the basis of a certain plan.
- Office organization is the process of creating such a structure of different posts in offices so that the desired goals can be achieved.
- In any organization, the office has an important place. All the work related to the organization is done from the office itself.
- In the office, records of issues, papers and important information related to the organization are kept.
Some basic functions of the office:-
- Collecting information
- Recording information
- Organizing information
- Analyzing information
- Processing information
- Securing information
- Giving information
For example:-
If an office is opened in a district, then this responsibility lies with the officials posted in the district.
All officials take this decision at their discretion.
While throwing light on this subject, the District President will have to ensure the following things:-
- If the place is on rent, then a lease agreement must be done.
- It is mandatory to take permission for putting up hoardings.
- Issuing a list of two or three officers for the responsibility of the office.
- Taking special care of electricity, water and cleanliness in the office.
- Paying rent and other expenses like electricity, water and cleanliness etc. on time.
- Each officer of the district will be responsible for all the responsibilities given.
- Only the operation will be of the District President or the unanimously appointed office director.
- A meeting will be organised on the date fixed in the month for which the District President will be responsible.